آیا خرید دفاتر ۱۴۰۱ الزامی است ؟
پس از اجرائی شدن قانون دائمی مالیات بر ارزش افزوده و مشاهده قوانین و دستورالعمل های آن بسیاری از فعالان اقتصادی و حتی حسابداران و مدیران مالی دچار سوء برداشت هایی شدند .آنها تصور میکنند دیگر نیازی به خرید دفاتر قانونی ، دفتر روزنامه ، دفتر کل و دفاتر درآمد و هزینه ، نخواهند داشت . آیا فرآیند خرید دفاتر سخت است ؟ آیا هزینه خرید دفاتر سنگین است ؟ آیا تحریر دفاتر و انجام تکالیف مربوط به آن دشوار است ؟ پاسخ به تمام این سوالات ، خیر است .
ماده ۱۳ قانون دائمی ارزش افزوده ابهاماتی را برای مدیران مالی،صاحبان مشاغل و اشخاص حقوقی در خصوص خرید دفاتر یا عدم نیاز به خرید دفاتر بوجودآورده است .
برای رفع ابهام ابتدا متن ماده ۱۳ را به دقت مطالعه کنیم :
| ماده ۱۳- پس از راه اندازی سامانه مؤدیان، همه مشمولان این قانون موظفند به ترتیبی که سازمان مقرر و اعلام می‌کند، در سامانه مزبور ثبت‌نام و معاملات خود را در آن ثبت نمایند.
ثبت معاملات در سامانه مؤدیان، به منزله ثبت در دفاتر قانونی است. تا آن زمان، نحوه ارائه اظهارنامه های مالیاتی و رسیدگی به آنها حسب مقررات قانون مالیات بر ارزش افزوده مصوب سال ۱۳۸۷و اصلاحات بعدی آن میباشد. در سایر موارد، مفاد این قانون جاری است. تبصره- چنانچه سازمان در مهلت مقرر در قانون «پایانه های فروشگاهی و سامانه مؤدیان » نتواند سامانه مؤدیان را طراحی و اجرائی نماید، مکلف است اظهارنامه های مالیاتی مؤدیان بعد از تاریخ مزبور را صرفاً براساس خود اظهاری آنان مورد پذیرش قرار دهد. |
در متن این ماده هیچ اشاره ای به حذف دفاتر نشده و فقط مودیان را تشویق می کند ، ثبت معاملات در سامانه مودیان به منزله ثبت در دفاتر است .
دلایل الزامی بودن خرید دفاتر :
۱-قانون مالیاتهای مستقیم و قانون ارزش افزوده دو قانون جداگانه و مستقل هستند و تغییر در هر یک از این دو ، دلیل بر تغییر دیگری نیست . پس اگر در قانون ارزش افزوده دفاتر اهمیت کمتری پیدا کرده دلیل بر حذف آن نیست .
۲- آیا آئین نامه اجرائی ماده ۹۵ ق م م که مربوط به تکالیف مودیان نسبت به خرید و تحریر دفاتر قانونی است تغییر کرده است ؟ پاسخ : خیر
۳- آیا ماده ۱۱۰ ق م م که مربوط به سررسید ارسال اظهارنامه ، ترازنامه و سود و زیان متکی به دفاتر و اسناد است تغییر کرده است ؟ پاسخ : خیر
۴-آیا ماده ۶ قانون تجارت و سایر مواد مرتبط که تجار و صاحبان کسب و کار را ملزم به استفاده از دفاتر نموده ، تغییر کرده است ؟ پاسخ : خیر
۵- آیا ماده ۱۹۳ ق م م که مربوط به جریمه ۲۰% مودیان بابت عدم ارائه دفاتر است تغییر کرده است ؟ پاسخ : خیر
جواب تمام سوالات منفی است ، پس هیچ دلیلی برای حذف دفاتر وجود ندارد و تا زمانی که تمام مواد و بخشنامه های مرتبط با دفاتر قانونی در قوانین کشوری حذف یا اصلاح نشده است ، خرید دفاتر و تحریر آن الزامی میباشد .
زمان پلمپ دفاتر قانونی:
قبل از بررسی پلمپ دفاتر قانونی ابتدا باید با مفهوم سال مالی آشنا شویم . سال مالی اکثر واحد های اقتصادی به مدت ۱۲ ماه و از ابتدای فروردین تا پایان اسفند هر سال است.
با توجه به مفهوم سال مالی زمان پلمپ دفاتر قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی به شرح زیر است
۱ -قبل از آغاز سال مالی جدید: اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول تهیه دفاتر قانونی موظف هستند برای هر سال مالی فقط ازدفاتری که طی سال مالی قبل نزد مراجع قانونی ذی ربط ثبت و پلمپ شده است استفاده نمایند.
مثلاً : زمان پلمب دفاتر قانونی (کل و روزنامه ) سال مالی ۱۴۰۱ تا پایان سال ۱۴۰۰ است .
۲ -در طول سال مالی جاری: واحد اقتصادی موظف هستندقبل اغاز شروع سال مالی دفاتر قانونی را پلمپ نمایند اما موارد خاصی وجود دارد که بدون وجود هیچ گونه مشکل و جریمه ای برای صاحب دفاتر در طی سال مالی پلمب می شوند.
تحریر دفاتر قانونی چیست؟
یکی از ویژگی های حسابداران مسلط به امور مالیاتی ، خرید و تحریر دفاتر قانونی است ، بسیاری از اشخاص و شرکتها این تکلیف را از طریق موسسات خدماتی انجام می دهند . این موسسات درطول سال بارها با صاحبان مشاغل و مدیران شرکتها تماس میگیرند و درخواست انجام خدمات خرید و تحریر دفاتر را میکنند ، ولی مراحل خرید دفاتر و حتی تحریر آن به اندازه ای ساده است که پیشنهاد میکنم خودتان این کار را برای شرکت انجام دهید.
انواع دفاتر حسابداری:
دفاتر قانونی (رسمی) : طبق قانون حتما باید تهیه و تنظیم شوندو به دفتر روزنامه و دفتر کل تقسیم می گردد.
دفاتر کمکی (غیررسمی) : اجباری برای تهیه آن ها وجود ندارد و تنها برای افزایش دقت و سهولت در تهیه گزارشات حسابداری تنظیم می شود مانند دفتر معین.
دفاتر قانونی (رسمی) :
دفتر روزنامه:
دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه ی معاملات و سایر رویداد های مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استاندارد های پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایند.
دفتر روزنامه دارای ستون هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی است. در ستون شرح، نام حسابی که بدهکار یا بستانکار شده به همراه شرح مختصری از رویداد مالی درج می شود. از این دفتر عمدتا برای ارائه صورت های مالی سالانه استفاده می گردد.
انواع دفتر روزنامه :
دفترروزنامه عمومی: کلیه معاملات و رویدادهای مالی در آن ثبت میشود.
دفترروزنامه اختصاصی: فقط یک نوع خاص از معاملات در آن ثبت میشود. مثل دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه فروش، دفتر روزنامه پرداخت های نقدی و دفتر روزنامه دریافت های نقدی.
دفتر کل:
دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه برحسب سرفصل حساب ها در صفحات آن ثبت می گردد و در تنظیم صورت سود و زیان و ترازنامه استفاده می شود .
اجزاء دفتر کل:
- نام حساب: در بالای صفحه نام حساب نوشته میشود. مانند حسابهای دریافتنی
- تاریخ: در این ستون تاریخ به روز و ماه نوشته میشود. در واقع همان تاریخی که در دفتر روزنامه ثبت شده است در اینجا نیز نوشته می شود.
- شماره دفتر روزنامه:در ستون شماره دفتر روزنامه یا عطف دفتر روزنامه، شماره صفحه ای که رویداد مالی در دفتر روزنامه ثبت شده است را می نویسم.
- ستون شرح: در این ستون شرح کلی در خصوص رویداد مالی نوشته می شود و معمولاً عبارت “به شرح دفتر روزنامه” در این ستون نوشته می شود.
- ستون بدهکار: در این ستون مبلغ بدهکار هر حساب ثبت می شود.
- ستون بستانکار: در این ستون مبلغ بستانکار هر حساب ثبت می شود.
- ستون باقیمانده: در این ستون مانده حساب هر سطر نوشته میشود.
- ستون تشخیص: در این ستون با توجه به مانده حساب عبارت “بد” یا “بس” نوشته می شود. اگر مانده حساب بدهکار باشد “بد” می نویسیم و اگر مانده حساب بستانکار باشد “بس” می نویسیم.
در دفتر کل برای هرحساب صفحه ای جداگانه درنظر گرفته می شود وتمام رویداد های مالی مرتبط با آن حساب که در دفتر روزنامه ثبت شده اند باید به ترتیب تاریخ وقوع رویدادمالی, به این صفحه منتقل شوند.بنابراین دفتر کل گردش هر حساب و مانده آن را نشان می دهد. و همچنین باتوجه به اینکه تمام حساب های یک مجموعه در دفتر کل به تفکیک ذکر شده,این دفاتر قانونی را می توان یکی از مهمترین دفاتر قانونی شرکت ها و موسسات دانست.
در مورد انتقال اطلاعات از دفاتر روزنامه به دفاتر کل هرکسی زمان متفاوتی در نظر میگیرد اما به طور کل طبق ماده ۱۴ آیین نامه (نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی) کلیه ی عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفاتر کل نقل شود.
دفاتر کمکی(غیررسمی) :
دفتر معین:
دفتر معین با نام دفتر کمکی هم شناخته می شود ,از دفتر معین برای تفکیک حساب های دفتر کل هم استفاده می شود. از آن جا که پیدا کردن این حساب ها در دفتر کل ممکن است دشوار و زمانبر باشد هر کدام از حساب های مخصوص که ممکن است شامل رویداد های مالی فراوانی باشند در دفاتر معین ثبت می گردد.
دفتر دارایی:
طبق ماده ۹ قانون تجارت دفتر دارایی به دفتری گفته می شود که درآن تاجر باید به طور سالانه گزارش کلی از دارایی های منقول و غیر منقول خود ارائه دهد.
دفتر کپیه:
طبق ماده ۱۰ قانون تجارت دفتر کپیه دفتری است که نامه نگاری ها و صورت حساب های صادره به ترتیب تاریخ وقوع در آن قید شده باشد.
استفاده از سیستم الکترونیکی جهت ثبت اطلاعات:
اشخاص مشمول تحریر دفاتر قانونی جهت ثبت رویدادهای مالی خود مکلف اند از نرم افزار های مورد قبول با ویژگی های اعلام شده سازمان امور مالیاتی استفاده نمایند . مودیان موظفند حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده ۱۴ این آیین نامه ، به دفتر کل منتقل کنند.
تأخیرات مجاز ثبت دفاتر قانونی :
- تاخیر ثبت رویداد های مالی در دفتر روزنامه تا پانزده روز بعد از وقوع رویداد مالی .
- تاخیر ثبت رویداد های مالی توسط اشخاص حقوقی و حقیقی تازه تاسیس :
اشخاص حقیقی : تا دو ماه پس از شروع فعالیت
اشخاص حقوقی : تا دو ماه پس از ثبت در مراجع قانونی
- توقیف یا در دسترس نبودن خارج از اختیار دفاتر مودی توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی .
- تاخیر ثبت رویداد های مالی در ضمن سال مالی ، در صورت عدم فعالیت مالی و پولی تا تاریخ شروع ثبت تحریر دفاتر .
مواردی که دفاتر قانونی را رد می کند؟
- عدم پلمپ دفاتر توسط مراجع قانونی ذیصلاح یا فاقد یک یا چند برگ باشد .
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز .
- تأخیر تحریر دفتر روزنامه بیش از ۱۵ روز و عدم انتقال رویدادهای مالی تا حداکثر پانزدهم ماه بعد به دفتر کل .
- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز ، طبق آئین نامه اجرائی .
- خودداری از تسلیم دفاتر به سازمان مالیاتی
- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی با اطلاعات سایرسیستم های الکترونیکی و یا سامانه مودیان .
- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه .
نکته : چنانچه سفید گذاشتن برای ثبت تراز افتتاحی موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات در اخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارائی ردیف بود و قسمت سفید ماندن با خط بسته شود به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد.
- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت شده ، تحریرشده یا نانویس .
- تغییر نرم افزار حسابداری طی سال بدون اطلاع قبلی به سازمان مالیاتی .
- تغییر روش نگهداری دفاتر ، اسناد حسابداری از ماشینی به دستی و بالعکس طی سال مالیاتی یا دوره مالی .
- تحریر دفاتر به غیر از پول رایج کشور و زبان فارسی .
- حذف برخی از عملیات در دفاتر الکترونیکی .
- نوشتن در حاشیه دفاتر بین دو خط نوشتن و نوشتن در خارج از خطوط دفتر باعث مردود شدن دفتر خواهد شد.