همه شرکتها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ در پایان سال مالی خود (بر اساس اساسنامه شرکت) در پایان هر سال مالی، اقدام به بستن حسابهای خود میکنند. این کار به معنای پایان دوره مالی است. در نتیجه آن؛ تمام اطلاعات مالی و حسابداری به سال بعد که به آن دوره مالی جدید میگویند، منتقل میشود. بستن حسابها یک فرآیند حساس و چند مرحله‌ای است که عدم رعایت نکات مربوط به آن، می‌تواند شرکت را با مشکلات زیادی روبرو کند. چک لیست حسابداری پایان سال مالی، شامل مجموعه اقداماتی است که باید به ترتیب اولویت، انجام گیرد تا عملیات پایان سال مالی و بستن حسابها، بدون اشکال، انجام گیرد.
آنچه در این مقاله میخوانید:
- سال مالی چیست؟
- تفاوت پایان سال مالی با مالیات پایان سال؟
- هدف از انجام عملیات پایان سال مالی
- دلایل اهمیت بستن حسابها
- چک لیست حسابداری پایان سال مالی
- بستن حسابهای مالی تنها در پایان سال صورت میگیرد؟
- نتیجه گیری
سال مالی چیست؟
دوره ۱۲ ماهه‌ای که شرکتها برای هدفهای حسابداری خود در نظر می‌گیرند، سال مالی نام دارد. اکثر شرکتها، سال تقویمی را به عنوان سال مالی خود انتخاب میکنند. فروشگاه‌های خرده‌فروشی و برخی مشاغل دیگر دوره‌های اوج سود متفاوتی نسبت به سایرین دارند. بنابراین برخی از آنها تصمیم می‌گیرند که با توجه به دوره‌ی اوج سود یا چرخه تجاری شرکت، سال مالی خود را غیر از سال تقویمی در نظر بگیرند. در پایان سال مالی، شرکتها باید با توجه به چک لیست حسابداری پایان سال مالی، اقدام به بستن حسابهای خود کنند.
تفاوت پایان سال مالی با مالیات پایان سال
تفاوت پایان سال مالی با مالیات پایان سال؟
پایان سال مالی و پایان سال مالیاتی هر دو اصطلاحی هستند که اغلب برای توصیف پایان دوره حسابداری ۱۲ ماهه استفاده میشوند. بااین‌حال، سالهای مالی تفاوت کلیدی با سالهای مالیاتی دارند: گزارش بستن سال مالی، اغلب استفاده‌ی درون‌سازمانی و بستن سال مالیاتی، استفاده‌ی برون‌سازمانی دارند. سوابق مالی جمع‌آوری شده برای پایان سال مالی معمولاً به سهامداران، کارکنان و در برخی موارد، عموم مردم گزارش میشود.
پایان سال مالی چیست؟
هدف از انجام عملیات پایان سال مالی
هدف از انجام عملیات پایان سال مالی و بستن حسابها، به شرح زیر است:
- اتمام سال مالی و آغاز سال مالی جدید
- جمع‌آوری کلیه اطلاعات مالی و مانده حسابها جهت انجام تکالیف قانونی
- بررسی وضعیت مالی شرکت در سال مالی گذشته
- پیشگیری از انباشت اطلاعات مالی
از این رو عملیات پایان سال حسابداری و بستن حسابهای شرکت و یا کسب و کار از اهمیت فراوانی برخوردار است. برای بدون اشتباه انجام دادن آن، داشتن چک لیست حسابداری پایان سال مالی، ضرورت دارد.
دلایل اهمیت بستن حساب ها
از مهمترین دلایل بستن حسابها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- صفر کردن حسابهای درآمد و هزینه
- پیشگیری از انباشته شدن اطلاعات حسابداری و مالی
- سهولت در رسیدگی به حسابها در دوره مالی
- کنترل قطعی شدن کلیه اسناد در سیستم
چک لیست حسابداری پایان سال مالی
بستن حسابها مهمترین بخش عملیات پایان سال مالی در واحد مالی و حسابداری است. اما این مورد، تنها بخش کار نیست. مراحل عملیات پایان سال مالی که در چک لیست حسابداری پایان سال مالی ذکر می شوند، عبارتند از:
- جمع آوری و طبقه بندی دقیق اطلاعات مالی با جزئیات
- تجزیه و تحلیل اطلاعات گردآوری شده و ارزیابی آنها
- تکمیل دفاتر قانونی (روزنامه – کل)
- بایگانی کلیه اسناد و مدارک
- اقدام برای پلمپ و دریافت دفاتر قانونی سال مالی جدید
- انبارگردانی و تهیه اسناد مرتبط با انبار
- محاسبات مربوط به مطالبات کارکنان (عیدی، سنوات، مرخصی، پاداش)
- محاسبات مربوط به کسر و اضافات انبار بر اساس انبارگردانی
- محاسبات مربوط به تنخواه و تنخواه‌گردان ها
- تهیه گزارشات و صورت‌های مالی و مالیاتی (صورت سود و زیان، گزارش عملکرد)
- ثبت اسناد هزینه‌ای نظیر حقوق و مزایای پرسنلی، اجاره، پاداش‌ها و …
- ثبت درآمدهای تحقق یافته وصول شده و وصول نشده در حسابهای مربوطه
- ثبت فیش مالیات حقوق های پرداخت شده
- ثبت فیش مالیات‌های پرداخت شده
- ثبت پرداختهای ارزش افزوده
- ثبت پرداختهای تامین اجتماعی
- ثبت سندهای استهلاک مربوط به دارایی ها
- ثبت وام ضروری کارکنان و بازپرداخت
- تاییدیه ثبت گزارش‌های فصلی تمام فصول
- ثبت مطالبات مشکوک الوصول
- تهیه لیست حسابهای دریافتنی به تفکیک سازمان‌های بیمه‌ای طرف قرارداد نظیر بانک‌ها، نیروهای مسلح، کمیته امداد و … به تاریخ پایان سال جاری
- تهیه لیست پیمانکاران، اشخاص، شرکتها و مانده حساب تضمین ها و سپرده‌های دریافتی به تاریخ پایان سال جاری
- تهیه لیست پیش پرداخت‌ها، علی الحساب‌ها (تصفیه علی الحسابهای پرداختی به پرسنل) و … به تاریخ پایان سال جاری
- تهیه لیست پروژه‌ها و دارایی در جریان تکمیل یا ایجاد
- تهیه لیست پروژه‌هایی که تا پایان سال جاری به بهره‌برداری رسیده و تحویل قطعی شده‌اند
- تهیه لیست آخرین سریال حسابهای بانکی فعال شرکت
- کنترل و اطمینان از ثبت کلیه رویدادها
- کنترل سیستم حسابداری جهت بررسی ثبت قطعی اسناد
- کنترل مقدار گردش ریالی انبار با ارقام ترازنامه
- کنترل مقدار ریالی گزارش دارایی‌ها با ارقام ترازنامه
- کنترل دقیق کلیه حسابها و مانده گیری از آنها
- کنترل کلیه صورت‌های مالی و گزارشات (حسابرسی داخلی)
- بررسی و رفع مغایرت‌های بانک‌ها و طرف حسابها
- بستن حسابهای موقت با انتقال مانده آنها به حسابهای دائم
- صدور سند تعدیل ماهیت
- صدور اسناد تعدیلات سنواتی در حسابداری
- صدور سند اختتامیه
- صدور سند افتتاحیه
بستن حسابهای مالی تنها در پایان سال صورت میگیرد؟
بستن حسابهای مالی تنها مختص پایان سال نمی باشد و ممکن است در طول سال نیز بنا به دلایلی این اقدام صورت گیرد. مثلا در صورتی که برخی از مشتریان باقیمانده بدهی خود را پرداخت نکرده باشند و حساب آنها نیمه کاره مانده باشد. بنابراین شرکت با بستن حساب وی در واقع مطالبه خود را جز معوقات سوخت شده قرار می دهد.
اما در پایان دوره مالی به منظور مشخص شدن میزان سود و زیان و انتقال بعضی از حساب ها به سال مالی بعد، حسابداران اقدام به بستن حسابها، می کنند که حساب های موقت بسته شده و حساب های دائمی نیز پس از بسته شدن به سال مالی بعد انتقال می یابند.
بیشتر بخوانید : خرید دفاتر قانونی ۱۴۰۱ الزامی است؟
نتیجه گیری
فرآیند حسابداری متشکل از حسابهای زیادی است که در پایان سال مالی، تمامی آنها باید صفر شوند. یعنی حسابهای مانده بدهکار، بستانکار شوند و همچنین حسابهای مانده بستانکار، بدهکار شوند. این فرآیند در حسابداری به فرآیند بستن حسابها در پایان سال مالی معروف می باشد که به وسیله آن تمامی حسابها صفر میشوند.
انجام این امر باعث میشود که یک صورت کلی از حسابهای مالی شرکت در اختیار مدیران آن قرار گیرد تا به راحتی بتوانند در روند کسب و کار سالهای آتی برای گرفتن تصمیمهای بهتر از آنها استفاده کنند.
در پایان سال مالی، پس از بستن حسابهای مالی و صدور سندهای اختتامیه سال مالی قبل، مهمترین فعالیت، افتتاحیه سال مالی جدید است. اما پیش از آن باید نسبت بررسی کلیه امور واحد، بر اساس چک لیست حسابداری پایان سال مالی اقدام کرد. در نهایت دقت کنید که سند افتتاحیه در انتهای سال مالی جاری صادر میشود؛ نه در سال مالی جدید.
نویسنده: محمد بابایی
تاریخ: ۱۴۰۰/۱۲/۱۸