هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
در ادامه فصل دوم و در معرفی چرخه حسابداری خواندیم که اولین مرحله ، جمع آوری اسناد و اطلاعات رویداد مالی است . اولین شرط قبول هزینه در ماده ۱۴۷ ق م م متکی بودن به مدارک و اسناد است و هزینه هائی که این شرط مهم را نداشته باشند به عنوان هزینه های غیرقابل قبول شناخته می شوند و ممکن است به درآمد واحد تجاری اضافه و مالیات آن مطالبه شود .
حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است که تمام مراحل آن به صورت زنجیر به هم متصل است و عدم توجه به هریک از مراحل منجر به قطع فرآیند حسابداری می شود . همچنین عدم دریافت اسناد و مدارک یا دریافت اطلاعات اشتباه از یک معامله منجر به تجزیه و تحلیل اشتباه ، ثبت نادرست رویداد مالی و در نهایت ارائه گزارش غیر قابل اتکاء به مدیران خواهد شد .
در ادامه با نحوه انجام صحیح آن آشنا می شویم .
به هر گردش مالی و یا هر معامله ای که بتوان مبلغ آن را محاسبه و اندازه گیری کرد و در سود و زیان واحد تجاری تاثیرگذار باشد گفته می شود . به طور خلاصه هر فعالیتی که باعث تغییر در هر یک از عناصر دارائی ، بدهی و سرمایه شود رویداد مالی اتفاق افتاده است . هر نوع خرید و فروش مربوط به واحد تجاری یک رویداد مالی است .
مجموعه اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله و یا یک رویداد مالی مشخص دارد و بر اساس دستورالعمل های قانونی باشد .
در ثبت اسناد حسابداری ، در رسیدگی به پرونده های مالیاتی ، حسابرسی بیمه و کلیه امور اداری و مالی ، دریافت ها و پرداخت ها الزاماً باید به مدارک و مستندات قانونی ، منطقی، مکتوب و مرتبط استناد نمود و نمی توان بر اساس تحلیل ذهنی ، اطلاعات سایر افراد و به صورت شفاهی اقدام نمود . به اسناد و مدارکی که نشان دهنده وقوع یک رویداد مالی هستند ، اسناد و مدارک مثبته می گویند.
مهمترین ویژگی انواع مدارک مثبته ثبت مشخصات طرفین معامله ، تاریخ وقوع رویداد مالی، مبلغ و مقدار و شرح رویداد مالی به طور شفاف و گویا است .
اسناد مثبته لازمه تجزیه و تحلیل رویداد مالی و ثبت سند حسابداری است و داشتن بایگانی منظم و کاربردی مستلزم دریافت اسناد مثبته می باشد .
در شرکت ها و واحدهای اقتصادی بخش های زیادی وجود دارد که شرح وظائف متفاوتی دارند ، واحد کارگزینی ، واحد انبارگردانی ، واحد مالی و اداری ، واحد مهندسی و سایر بخش های مرتبط با فعالیت اقتصادی که عدم تهیه اسناد مثبته در هر واحد ، منجر به قطع زنجیره انتقال اطلاعات مالی مناسب و در نهایت بروز مشکلات گزارشگری برای مدیران خواهد شد .
مدارک حساب ، مستنداتی است که به صورت دستی یا ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) صادر می شود و نشان دهنده یک یا چند رویداد مالی و محاسباتی است ، اسناد و دفاتر حسابداری نیز بر مبنای آنها تنظیم و تحریر میگردد .
کلمه کفایت به معنی کافی بودن است و کفایت اسناد مثبته یعنی برای هر یک از مراحل و فرآیندهای وقوع یک معامله (خرید و فروش) اسناد مرتبط به آن پیگیری و دریافت و تکمیل شود . به عنوان مثال فرآیند خرید کالا شامل ، سفارش کالا به فروشنده ، حمل کالا ، بارگیری و تخلیه ، ورود کالا به انبارو پرداخت مبلغ کالا به فروشنده است که برای کفایت اسناد باید مدارکی مانند صورتحساب (فاکتور) ، بارنامه ، برگ باسکول ، حواله انبار ، رسید انبار و رسید پرداخت وجه اخذ شود تا واحد حسابداری سند حسابداری خرید کالا را ثبت نماید .
برای یادگیری بهتر نمونه ای از اسناد و مدارک مثبته پرکاربردی که در ذیل نام برده شده را تهیه و آموزش های مرتبط به آنها را مطالعـه نمائید :
صورت حساب فروش کالا و خدمات – فرم های انبارداری – قبوض آبونمان – رسید پرداخت بانکی – چک و سفته- فیش حقوق و رسید پرداخت حقوق – فاکتور های ثبت شده در سامانه مودیان و پایانه فروشگاهی – لیست بیمه و رسید ارسال لیست – مفاصاحساب بیمه و مالیات – انواع قراردادها – رسید دریافت و پرداخت – رسید تحویل کالا – بیجک یا بارنامه – انواع صورت وضعیت پیمانکاری و سایر فرم های مالی و حسابداری که اسناد مثبته تلقی میگردد .
توصیه بسیار مهم :
یکی از راهکارهائی که حسابداران و مدیران مالی می توانند برای اطمینان بیشتر از صحت اسناد و مدارک دریافتی از سایر واحدها استفاده کنند این است که قبل از اینکه اقدام به ثبت سند حسابداری کنند ، کلیه مدارک را به امضاء مسئول مربوطه ، سرپرست واحد یا مدیر اجرائی و در نهایت مدیریت واحد تجاری برسانند . یک ضرب المثل فارسی میگه * همیشه چندتا درب رو پشت سر خودت باز بزار * یعنی کاری کن که اگر به بن بست رسیدی بتونی برگردی . در حسابداری باید از افرادی که در رویداد مالی حضور دارند برای کنترل بیشتر اسناد و مدارک استفاده کرد ، با این کار زمانی که مستندات به واحد حسابداری تحویل می شود ، چند مرحله کنترلی را طی کرده و ابهامات احتمالی آن شناسائی و برطرف شده است .
یکی از اصلی ترین اسناد و مدارک مثبته ، صورتحساب یا فاکتور است که با توجه به اهمیت آن در بین اسناد مثبته ، در ادامه مشخصات و شرایط الزامی برای صدور صورتحساب فروش را بررسی میکنیم :
طبق آئین نامه اجرائی ماده ۹۵ ق م م ، صورتحساب فروش فرمی است که در موارد فروش کالا یا ارائه خدمات به صورت دستی با شماره سریال چاپی و یا به صورت ماشینی با شماره سریال ماشینی و یا توسط سامانه صندوق فروش صادر می گردد .
برخلاف عرف جامعه در استفاده از عبارت فاکتور غیررسمی ، از نگاه قانون فاکتور غیررسمی وجود ندارد و طبق آئین نامه اجرائی ماده ۹۵ کلیه صورتحساب ها باید بر اساس ضوابط و ویژگی های مورد تأئید سازمان مالیاتی باشند تا قابل قبول تلقی شود . در زیر خصوصیات اصلی و الزامی صورتحساب فروش را بررسی میکنیم :
۱-شماره سریال چاپی : مهم ترین شاخصه چاپ فاکتور رسمی، شماره سریال آن است که به روش چاپ افست یا ملخی و اکثراً با رنگ قرمز می باشد .
۲-مشخصات هویتی و ثبتی فروشنده و خریدار
(نام شخص حقیقی/حقوقی-شماره اقتصادی یا شناسه ملی – نشانی کامل فروشنده و خریدار- کدپستی-تلفن تماس)
۳-اطلاعات کالا و خدمات
(شرح کالا/خدمات-تعداد-واحداندازه گیری-مبلغ واحد و کل-تخفیف-جمع مالیات و عوارض ارزش افزوده-جمع کل)
۴-مهر و امضاءفروشنده که باید پائین صورتحساب درج شود و دقیقاً با نام فروشنده یکسان باشد .
۱-صورت حساب نوع اول :
باید دارای شماره سریال چایی یا ماشینی حسب مورد ، تاریخ و حداقل در برگیرنده اطلاعات هویتی شامل نام ، نام خانوادگی ، یا نام شخص حقوقی ، شماره اقتصادی ، نشانی کامل و کدپستی فروشنده و خریدار و مشخصات کالا یا خدمات ارائه شده ، مقدار و مبلغ آن باشد .
توجه :کلیه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی گروه اول مکلفند از صورتحساب نوع اول استفاده نمایند .
تبصره: در صورت فروش به مصرف کننده نهایی درج مشخصات خریدار از نظر این آییننامه الزامی نمی باشد.
۲-صورتحساب نوع دوم :
که صرفا در موارد استفاده از سامانه صندوق فروش (صندوق ماشینی (مکانیزه) فروش) صادر میشود باید دارای شماره سریال ماشینی ، تاریخ و حداقل ، دربرگیرنده اطلاعات هویتی شامل نام ، نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی ، شماره اقتصادی ، نشانی کامل و کدپستی فروشنده و مشخصات کالا یا خدمات ارائه شده ، مقدار و مبلغ آن باشد.
توجه : مودیان مکلف به استفاده از این نوع صورتحساب اصناف اعلام شده توسط سازمان مالیاتی هستند .
۳-صورت حساب نوع سوم (صورتحساب الکترونیکی) :
که دارای شماره سریال ماشینی ، تاریخ و حداقل دربرگیرنده اطلاعات هویتی شامل نام ، نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی ، شماره اقتصادی ، نشانی کامل و کد پستی فروشنده و خریدار و مشخصات کالا یا خدمات ارائه شده ، مقدار و مبلغ بوده و از طریق سامانه ثبت برخط معاملات صادر و دارای کد رهگیری سازمان امور مالیاتی کشور می باشد.
این نوع صورتحساب پس از راه اندازی سامانه مودیان برای استفاده کلیه اشخاص حقوقی و حقیقی الزامی خواهد شد .
با اجرائی شدن قانون دائمی مالیات بر ارزش افزوده و تسری آن به قانون مالیات های مستقیم از این به بعد تاریخ تعلق مالیات ، تاریخ صورتحساب خواهد بود و مشکلاتی که در گذشته بابت مواعد دیگری مانند تاریخ تحویل کالا یا تاریخ تحقق معامله وجود داشت ، با اصلاح قانون مرتفع شده است .
بر این اساس سررسید پرداخت و محاسبه جرائم تأخیر در پرداخت از تاریخ صورتحساب محاسبه میشود .
در پایان به نوع دیگری از صورتحساب (فاکتور) اشاره میکنیم که درصد استفاده از آن بسیار بالاتر از صورتحساب رسمی است و آن فاکتور خام مورد استفاده خرده فروشان و واحدهای کسب و کار محلی است و اکثر شرکتها و واحدهای اقتصادی که موظف به انجام تکالیف مالیاتی هستند به دلیل سهولت در خرید و نزدیکی به محل فعالیت مجبور به خرید و دریافت این نوع فاکتور به عنوان اسناد هزینه های خود می شوند . جهت افزایش درصد قابل قبول شدن این فاکتور توسط ممیزان مالیاتی به نکات ذیل توجه نمائید .
صورتحساب غیر رسمی / معمولی / خام :
بسیاری از فعالان اقتصادی و خرده فروشان یا بنکداران بدلیل عدم ثبت نام در نظام مالیاتی از صورتحساب معمولی یا فاکتور خام استفاده میکنند که در این صورت مجاز به دریافت مالیات بر ارزش افزوده نیستند . توصیه میشود شرکتها و موسسات حتی المقدور از فروشگاه ها و واحدهای کسبی که از این نوع فاکتورها استفاده میکنند خرید نکنند ، اما درصورت دریافت این نوع فاکتور حتماً فروشنده را ملزم کنند حداقل مشخصات زیر را در فاکتور درج نماید :
۱-در قسمت نام خریدار: نام شرکت یا واحد اقتصادی خریدار.
۲-شماره و تاریخ فاکتور قابل مشاهده باشد .
۳-مهر فروشنده خوانا و شامل آدرس و شماره تماس فروشنده باشد .
۴-نام کالا و مبالغ هرکالا در ردیف مربوطه به صورت خوانا درج شود .
۵-فقط برای خرید با مبالغ کمتر از ۵۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال استفاده شود .
۶-کدملی فروشنده به صورت دستی ثبت شود (البته برای درج کدملی در اکثر موارد فروشنده از فروش کالا به شما صرفنظر میکند) .
۷-رسید پرداخت وجه به فاکتور الصاق شود .
۸-برای حمل کالا از شرکت های باربری استفاده شود و بارنامه را پیوست فاکتور نمائید .
رعایت موارد فوق باعث می شود در زمان رسیدگی هزینه های پرداختی مورد قبول ممیز مالیاتی قرار گرفته و مالیات کمتری پرداخت نمائید .
در این مطلب با تعریف اسناد مثبته ،کفایت اسناد و ویژگی های اصلی آن آشنا شدیم همچنین در ادامه تعریف صورتحساب فروش و انواع آن را یادگرفتیم که مهمترین و پرکاربردترین سند حسابداری است .
در آخر یکی از وظائف اصلی حسابداران تشخیص اسناد مثبته و قابل قبول از مدارک ناقص و غیر قابل قبول است که برای تقویت این مهارت ابتدا باید اصول و ضوابط اسناد مثبته را بشناسند و سپس در فرآیند کنترل های داخلی دقت و تمرکز کافی داشته باشند .
در مطالب بعدی به بررسی مرحله دوم چرخه حسابداری ، تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی می پردازیم .
بیشتر بخوانید : آموزش حسابداری از ابتدا تا انتها (قسمت اول – آشنائی با مبانی حسابداری )
Related Articles
